L’évaluation annuelle, parfois appelée entretien annuel d’évaluation ou entretien individuel, est un événement qui fait partie de la vie d’entreprise.
Bien qu’il n’ait pas toujours une bonne image, une étude révèle toutefois que 58 % des salariés estiment que l’entretien individuel est important pour eux.
Ce processus est un véritable atout pour la mesure de la performance mais aussi pour le développement de carrière des collaborateurs.
Découvrez l’entretien annuel et ses objectifs ainsi que des conseils pour qu’il soit non seulement profitable pour l’entreprise mais aussi pour le collaborateur.
L’entretien annuel et ses objectifs
Un entretien annuel est une rencontre planifiée entre un employeur et un salarié. Son but est de faire le point sur une période prédéfinie. C’est le supérieur direct qui mène généralement l’entretien. Parfois, le service ressources humaines de l’entreprise ou son dirigeant le remplace selon la taille de l’organisation.
C’est un moment durant lequel le salarié échange avec son employeur sur son rôle et les missions effectuées. Plus précisément, il s’agit de faire le point sur ses compétences et de mesurer les résultats par rapport aux objectifs fixés.
Néanmoins, l’entretien individuel ne se déroule pas uniquement dans un seul sens. Le collaborateur prend lui aussi la parole ! C’est une occasion pour lui de faire part de ses attentes, de ses envies et de son avenir dans l’entreprise. Si les objectifs sont atteints, c’est également le moment opportun pour demander une promotion !
L’entretien individuel n’est pas une obligation légale. Il s’agit d’un droit qui découle du pouvoir de direction de l’employeur. Ce dernier se doit cependant de notifier le salarié en amont. L’article L. 1222-3 du Code du travail indique que « le salarié est expressément informé, préalablement à leur mise en œuvre, des méthodes et techniques d’évaluation professionnelles mises en œuvre à son égard ».
Bien que la fréquence des entretiens soit généralement annuelle, certains employeurs choisissent de réaliser une évaluation tous les 6 mois.
En somme, il s’agit d’un moment clé de l’expérience collaborateur. Il mérite donc une attention particulière !
Le contenu de l’évaluation annuelle
L’entretien individuel est l’opportunité de revenir sur les points forts de l’année passée. Le salarié et l’employeur s’expriment tour à tour puis s’engagent dans une discussion.
Généralement, les thèmes abordés sont :
La performance globale du salarié : les réussites, les difficultés rencontrées, le déroulement des missions confiées et leurs résultats.
Les relations professionnelles et le partage des valeurs et de la culture d’entreprise.
Le développement des compétences : celles acquises et celles à acquérir via des formations professionnelles ou un accompagnement.
Le développement professionnel : les objectifs et le futur du salarié dans l’entreprise.
L’entretien individuel n’est donc pas une communication hiérarchique descendante mais un moment d’échange constructif.
Bien plus qu’un simple bilan, il encourage les propositions d’amélioration et d’évolution concrètes : nouvelles missions, montée en compétences, progression dans l’entreprise etc.
Aussi, c’est une occasion pour réfléchir ensemble et trouver des solutions en cas d’obstacles ou de conflits.
Mener un entretien annuel : déroulement et conseils
La planification de l’entretien annuel
Idéalement, l’employeur planifie la date de l’entretien au moins 15 jours à l’avance.
Si la durée d’un entretien annuel d’évaluation est estimée entre 1 h et 1 h 30 en moyenne, il vaut mieux réserver une plage horaire de 2 heures. En effet, les discussions s’étendent parfois plus longuement que prévu. Il faut laisser l’opportunité au salarié de s’exprimer sans précipitation. Il ne sert à rien de se presser, cela pourrait être contre-productif !
Aussi, il est préférable de réaliser l’entretien dans un lieu calme et à l’abri des regards indiscrets afin de mettre en confiance le collaborateur et assurer la confidentialité des échanges.
La grille d’entretien : un précieux allié de la préparation
L’entretien individuel ne peut être fructueux qu’avec une bonne préparation de la part du responsable hiérarchique et du salarié.
Ainsi, il est judicieux de proposer au collaborateur de remplir une grille d’entretien en amont. Celle-ci comporte des critères d’évaluation du savoir-faire et du savoir-être.
Le choix des rubriques dépend du poste, de l’entreprise mais aussi de sa stratégie. Dans tous les cas, la grille d’entretien est un outil qui favorise la réflexion et encourage la discussion.
Souvent, elle se présente sous forme de questionnaire. Le collaborateur a l’opportunité de s’autoévaluer mais aussi de s’exprimer librement et d’y ajouter des commentaires.
Dans l’idéal, le collaborateur reçoit la grille d’évaluation entre 1 et 2 semaines avant la date de l’entretien. Ainsi, il possède le temps nécessaire pour la remplir consciencieusement. Le manager, lui aussi, la complète en amont de la rencontre, pour donner son point de vue sur les différents critères évalués.
Dans une optique de digitalisation des tâches, la grille est souvent remplie numériquement.
Les autres éléments de préparation du manager
Pour favoriser un échange productif, le responsable hiérarchique doit prendre connaissance d’un certain nombre d’informations concernant le salarié à évaluer. Parmi elles, on retrouve :
Une copie du ou des derniers entretiens individuels.
Un exemplaire du contenu des éventuels autres entretiens effectués : entretien de rémunération, entretien professionnel etc.
La description de poste du salarié.
Une copie du contrat de travail et de ses avenants, si besoin.
Une liste des formations professionnelles suivies.
