L’information à gérer est de plus en plus vaste. Pourquoi ne pas combiner les efforts et capacités des membres de l’équipe ? Il y aura ainsi plus d’informations à disposition, rapidement accessibles. Une information bien gérée en équipe permet au collectif de disposer des contenus qui lui sont nécessaires, au bon moment, et à se consacrer au mieux à sa mission.
Partagez vos carnets d’adresses
Ils doivent être rares ceux qui travaillent absolument seuls : sans relation avec des collègues, sans clients, sans fournisseurs, sans réseau… À la base de tout projet d’amélioration de son efficacité, un élément vital et simple : le carnet d’adresses, l’instrument de lien avec notre réseau professionnel. Électronique, c’est un instrument vivant et économe ; sur support papier, il s’avère coûteux et rapidement obsolète.
Le carnet individuel est personnel, et peut être ouvert et partagé avec ses collègues. Quand le carnet électronique d’adresses professionnelles est commun à une équipe, il est plus complet, plus rapidement mis à jour, complétés avec les informations collectées par chacun. Vous disposez donc de données plus actualisées.
Le classement des dossiers collectifs
Partez du principe que plus des dossiers papier sont utilisés par certains membres de l’équipe devront être rangés près d’eux. Qu’il soit papier ou électronique, un dossier est souvent utilisé par plusieurs personnes, il doit donc idéalement être placé avec un accès facile pour ces personnes. Dans une entreprise, il n’y a pas de dossier qui ne concernerait pas les responsabilités de l’entreprise. Par conséquent les dossiers doivent être organisés et classés en fonction de l’équipe de travail plus que de l’individu. Il en résulte que chacun doit tenir actualisés et organisés les dossiers qu’il a en charge de manière à ce qu’un collègue puisse facilement y retrouver les informations nécessaires. Classer les dossiers pour l’équipe, plutôt que pour des individus, érige le travail d’équipe comme norme. Autre avantage : en cas d’absence du titulaire d’un dossier, le suivi peut être assuré plus aisément par un collègue.
Faire le ménage des documents
Faites le ménage dans vos classements collectifs. Jetez sans état d’âme tout document inutile. Traquez les doublons : il est par exemple fréquent que plusieurs personnes appartenant à une même équipe classent chacune les documents des réunions auxquelles elles participent ensemble ; un seul classement collectif bien fait suffit, chacun pouvant conserver une copie du document particulier sur lequel il travaille.
Maintenant c’est la conservation électronique des documents qui prévaut. Adoptez les mêmes principes de désignation et les mêmes principes de classement. Ce sera ainsi plus facile pour tous de retrouver n’importe quel document, car une logique uniforme sera utilisée par tous. Chaque fois que vous le pourrez, préférez le support électronique au support papier. La circulation de l’information entre les membres de l’équipe en sera facilitée.
Avoir des informations utiles et pertinentes
Votre équipe s’est débarrassée des documents inutiles ou de peu d’intérêt. Les dossiers ont été épurés et sont classés de manière à être retrouvés facilement. Vous avez plus de place. Il est temps pour toute l’équipe de réfléchir à toutes les informations dont elle a besoin pour être plus efficace. Lancez une action de recherche pour identifier quelles sont les informations pertinentes pour votre service, où elles sont disponibles, de quelle manière vous les utiliserez… Vous pourrez distinguer deux catégories d’information importantes pour améliorer votre efficacité :
Les informations opérationnelles : ce sont toutes les informations touchant les activités dont vous avez la responsabilité. La plupart du temps, ce sont des informations venant de l’équipe, de l’entreprise, des fournisseurs, de la clientèle, etc.
Les informations stratégiques : elles sont liées à votre secteur d’activité économique, à votre environnement socio-économico-politique, à votre fonction, etc., et peuvent avoir une influence sur votre activité. Elles peuvent être également une source d’inspiration, de comparaison, de vision stratégique…Trier l’information
Nous sommes à l’époque de la surinformation. L’information, qu’elle soit pertinente ou non, continuera à arriver. L’utile et l’inutile sont mélangés.
Il existe deux principaux modes de tri de l’information : Le premier consiste à regarder et à laisser s’entasser sans rien faire. En fait l’intéressé retient uniquement ce qui lui paraît intéressant et néglige le reste. C’est une façon particulièrement inefficace de travailler. La seconde est beaucoup plus efficace. Vous faites tout de suite et complètement ce que vous pouvez faire. Vous prenez le premier document : vous le traitez ou le mettez à la poubelle, vous le classez ou le transmettez… Puis vous continuez avec le suivant. Il n’y a aucune accumulation.
La rapidité de la circulation des informations, le volume d’informations et l’accès aux informations sont essentiels et permettent d’améliorer la productivité.
